Dalam operasional perusahaan, memastikan ketersediaan barang dan material tepat waktu merupakan hal krusial untuk menjaga kelancaran pekerjaan. Baik itu APD, sparepart mesin, komponen produksi, hingga kebutuhan kantor, semuanya memiliki peran penting dalam mendukung produktivitas. Namun, dalam praktiknya masih sering terjadi kendala seperti stok yang kosong saat dibutuhkan atau harga barang yang tiba-tiba naik.
Kondisi out of stock dapat menyebabkan downtime, pembelian darurat, hingga risiko keselamatan kerja. Semetara fluktuasi harga akibat logistik, nilai tukar, kelangkaan stok barang, atau lonjakan permintaan membuat perencanaan anggaran menjadi tidak stabil. Situasi ini menegaskan bahwa pengelolaan pengadaan bukan hanya tugas administratif, tetapi bagian penting dari strategi operasional perusahaan.
Untuk mengatasinya, salah satu solusi yang dapat diterapkan adalah penggunaan blanket order, yang membantu menjaga ketersediaan barang sekaligus mengendalikan biaya pembelian dalam jangka panjang.
Apa itu Blanket Order?
Blanket order adalah jenis perjanjian pembelian jangka panjang antara perusahaan dengan pemasok (vendor), di mana jenis barang, kuantitas estimasi, dan harga sudah disepakati di awal, tetapi pengirimannya dilakukan secara pertahap sesuai kebutuhan selama periode tertentu (misalnya 3 bulan, 6 bulan, atau 1 tahun).
Dengan blanket order, perusahaan tidak perlu melakukan proses pembelian berulang setiap kali membutuhkan barang yang sama. Cukup melakukan release order berdasarkan permintaan aktual, sementara harga dan ketersediaan barang sudah terjamin sejak awal kontrak.
Manfaat Menggunakan Blanket Order
- ✔️
Menjamin Ketersediaan Barang
Dengan blanket order, pemasok sudah menyiapkan barang sesuai estimasi kebutuhan perusahaan. Hal ini membantu mencegah kondisi out of stock terutama untuk item yang digunakan secara rutin atau kritis dalam operasional. 
Mengurangi Risiko Fluktuasi Harga
Harga barang sudah ditetapkan sejak awal periode kontrak, sehingga perusahaan terlindungi dari kenaikan harga akibat inflasi, lonjakan permintaan, atau perubahan biaya logistik. Ini membuat anggara lebih stabil dan mudah diprediksi.- ⏱️
Efisiensi Waktu dan Administrasi
Proses tender, negosiasi, dan approval pembelian hanya dilakukan sekali di awal. Setelah itu, pembelian cukup dilakukan melalui release order tanpa dokumen ulang. Ini mempercepat siklus procurement dan mengurangi beban administrasi. 
Mendukung Perencanaan dan Pengendalian Biaya
Dengan jumlah pembelian yang lebih jelas dan harga yang terkunci, perusahaan dapat melakukan manajemen anggaran yang lebih akurat serta meminimalkan pembelian mendesak dengan harga premium.
Fleksibilitas Pengiriman
Perusahaan dapat menerima barang secara berkala atau sesuai kebutuhan aktual (just in-time), sehingga tidak perlu menyimpan stok dalam jumlah besar yang memakan ruang dan biaya penyimpanan
Relasi Jangka Panjang dengan Supplier
Kerja sama dengan bentuk blanket order membantu membangun hubungan bisnis yang lebih stabil dan menguntungkan bagi kedua pihak, termasuk dukungan teknis, prioritas pengiriman, hingga potensi diskon volume.- ⚙️
Mengurangi Downtime Operasional
Karena stok lebih terkontrol dan proses pembelian lebih cepat, risiko keterlambatan pekerjaan akibat ketiadaan material dapat ditekan secara signifikan.
Kapan Perusahaan Disarankan Menggunakan Blanket Order?
Ketika Barang Dibutuhkan Secara Konsisten
Jika perusahaan secara berkala membeli item yang sama seperti APD, material produksi, sparepart mesin, atau perlengkapan kantor maka blanket order membantu memastikan ketersediaan tanpa harus melakukan pembelian berulang.
Ketika Harga Barang Cenderung Berfluktuasi
Jika harga sering berubah akibat inflasi, impor, atau kondisi pasar, blanket order membantu perusahaan mengunci harga selama periode kontrak sehingga anggaran lebih stabil.
Ketika Proses Pembelian Menyita Banyak Waktu
Jika proses procurement membutuhkan banyak approval atau dokumen, blanket order membantu mengurangi repetisi administratif karena persetujuan hanya dilakukan sekali di awal.
Ketika Perusahaan Mengelola Banyak Cabang atau Lokasi
Blanket order mempermudah distribusi dan konsolidasi pembelian untuk kebutuhan multi-lokasi secara terencana dan terstandarisasi.
Tips Memaksimalkan Penggunaan Blanket Order
Tidak semua item cocok dimasukkan ke blanket order. Prioritaskan barang yang dibeli secara rutin atau berulang, memiliki penggunaan stabil atau dapat diprediksi, dan termasuk kedalam kategori critical item untuk operasional.
Analisis pemakaian beberapa bulan sebelumnya untuk menentukan estimasi kebutuhan yang realistis. Dengan forecasting yang akurat, perusahaan dapat menentukan jumlah kontrak dan frekuensi pengiriman yang ideal.
Pastikan kontrak mencakup harga dan mekanisme penyesuaian bila diperlukan, periode kontrak, kuantitas minimum dan maksimum, jadwal pengiriman, SLA (Service Level Agreement) untuk kualitas dan waktu. Semakin jelas di awal, semakin kecil potensi sengketa di tengah jalan.
Evaluasi realis penggunaan dibandingkan estimasi agar tidak terjasi kelebihan atau kekurangan pemakaian. Monitoring rutin juga membantu memperbarui forecast untuk periode kontrak berikutnya.
Dengan platform B2B E-commerce, perusahaan dapat melacak status pengiriman secara real-time, mengatur release order otomatis, mengontrol limit pembelian, mengurangi kesalahan administrasi dan manual input. Sehingga proses lebih cepat, transparan, dan terukur.
monotaro.id hadir sebagai B2B E-commerce terpercaya yang membantu mengelola pembelian barang operasional dengan lebih efisien. Dengan katalog produk lengkap mulai dari APD, perlengkapan kebersihan, sparepart mesin, hingga kebutuhan kantor tim procurement dapat memesan kapan saja, memantau histori pembelian, dan mengatur kebutuhan rutin tanpa proses yang berulang. Melalui fitur penawaran dan pengaturan pesanan terjadwal seperti blanket order, perusahaan dapat menjaga ketersediaan barang dan mengurangi risiko kenaikan harga. Optimalkan proses pengadaan Anda bersama monotaro.id untuk operasional yang lebih stabil dan efisien.
Buka WhatsApp