Di banyak perusahaan, proses pengadaan sering terhambat karena menunggu tanda tangan manajer. Ketika PR atau PO harus ditandatangani secara manual, alur menjadi lambat terutama jika manajer sedang rapat, dinas luar, atau sibuk dengan dokumen lain. Akibatnya, pembelian barang rutin tertunda dan berpotensi mengganggu operasional hingga menyebabkan downtime.
Masalah ini bukan pada SOP, tetapi pada proses manual yang sudah tidak sesuai kebutuhan operasional. Online approval system menjadi solusi karena memindahkan persetujuan dari kertas ke platform digital, menghilangkan bottleneck tanpa mengubah SOP. Manajer bisa menyetujui permintaan kapan pun dan di mana pun, dengan proses yang tetap transparan dan akuntabel.
Mengapa Bottleneck dalam Proses Pengadaan Terjadi?
Bottleneck dalam proses pengadaan biasanya bukan muncul karena satu faktor, melainkan kombinasi dari alur kerja yang masih manual, kurangnya visibilitas, serta keterbatasan waktu dari pihak yang berwenang memberikan persetujuan.
Alur Approval yang Panjang dan Manual
Di banyak perusahaan, permintaan pembelian masih dicetak dan ditandatangani secara manual, lalu dibawa antar meja. Jika harus melewati beberapa level approval, proses bisa memakan waktu berhari-hari, terutama saat salah satu approver tidak berada di kantor.
Ketergantungan pada Tanda Tangan Fisik
Proses pengadaan sangat bergantung pada tanda tangan manajer atau direktur. Jika mereka sedang rapat, sibuk, atau dinas luar, PR dan PO otomatis tertahan menjadi salah satu penyebab bottleneck terbesar di banyak organisasi.
Tidak Adanya Visibilitas Status Permintaan
Tim procurement dan pengguna internal sering tidak tahu sejauh mana proses persetujuan berjalan. Minimnya transparansi apakah dokumen masih di supervisor, sudah ke manajer, atau belum dibaca membuat pengadaan mudah tersendat tanpa disadari.
Volume Dokumen yang Tinggi
Dalam perusahaan manufaktur, konstruksi, ataupun logistik, jumlah permintaan pembelian bisa sangat besar. Manager yang harus menandatangani puluhan hingga ratusan dokumen per minggu tidak selalu bisa memeriksa semuanya tepat waktu sehingga antrian approval semakin panjang.
Risiko Human Error dalam Proses Manual
Kesalahan pengisian PR, salah penempatan dokumen, atau hilangnya berkas fisik dapat memperlambat proses secara signifikan. Dokumen yang hilang berarti seluruh proses harus diulang, menyebabkan keterlambatan tambahan.
Untuk mengatasi bottleneck tanpa mengubah aturan perusahaan, banyak organisasi kini beralih ke online approval system sebuah solusi digital yang menggantikan proses persetujuan manual dan tanda tangan basah dengan alur persetujuan yang lebih cepat, transparan, dan tetap sesuai SOP.
Apa Itu Online Approval System
Online approval system adalah sistem persetujuan berbasis digital yang memungkinkan permintaan pembelian (PR) dan purchase order (PO) diproses tanpa harus menggunakan dokumen fisik. Setiap tahapan approval tetap mengikuti hirarki SOP perusahaan, tetapi alurnya dijalankan secara otomatis melalui platform atau aplikasi. Dengan begitu, perusahaan tidak perlu mengubah aturan internal yang berubah hanyalah metodenya.
Mengapa Sistem Ini Tepat untuk Menghilangkan Bottleneck?
Online approval system secara langsung menghilangkan hambatan utama dalam proses manual, seperti menunggu tanda tangan fisik, minimnya visibilitas, dan lambatnya perpindahan dokumen antar departemen. Dengan proses digital, persetujuan dapat dilakukan dalam hitungan menit.
Approver bisa meninjau dan menyetujui permintaan dari laptop, tablet, atau smartphone kapan saja tanpa mengurangi kepatuhan terhadap SOP. Salah satu B2B e-commerce yang menyediakan fitur online approval system adalah monotaro.id. Platform ini membantu perusahaan mempercepat proses pengadaan dengan alur yang lebih praktis, transparan, dan tetap sesuai aturan internal yang sudah ditetapkan.
Bagaimana Sistem Kerja Online Approval System di monotaro.id
Fitur online approval di monotaro.id tersedia untuk Akun Bisnis. Perusahaan hanya perlu mendaftarkan nama dan email maksimal tiga approver melalui Customer Support. Setelah aktif, akun dapat dipakai banyak user dari berbagai divisi melalui fitur Multiple Login.
User perusahaan (misalnya dari Purchasing, GA, atau operasional) login ke Akun Bisnis, memilih barang, dan melakukan checkout seperti biasa. Namun dengan fitur Online Approval, pesanan tidak langsung diproses, melainkan masuk ke tahap persetujuan terlebih dahulu.
Setelah checkout, sistem mengirim notifikasi otomatis melalui email ke semua approver yang telah didaftarkan. Notifikasi berisi link ke halaman detail pesanan, di mana approver bisa membuka detail order.
Approver meninjau detail pesanan sesuai SOP perusahaan, seperti jenis barang, jumlah, dan batas anggaran. Jika setuju, mereka klik Approve; jika tidak, pilih Decline. Semua approver harus menyetujui agar pesanan diproses, dan jika satu saja menolak, order otomatis dibatalkan.
Setelah semua approver menyetujui, user akan menerima email konfirmasi dan pesanan diproses seperti biasa. Jika ada approver yang menolak, user juga diberi notifikasi dan pesanan otomatis dibatalkan.
Approval request memiliki batas waktu maksimal 14 hari sejak order dibuat. Jika tidak ada keputusan, pesanan dianggap kedaluwarsa atau dibatalkan. Meski digital, sistem ini tetap mengikuti SOP perusahaan karena jalur dan hak approval sudah ditetapkan sejak awal.oval dan hak persetujuan sudah ditentukan di awal (siapa approver, berapa level, dsb).
Karena approval dilakukan secara online, approver tidak perlu menandatangani dokumen fisik cukup klik Approve melalui email atau dashboard kapan saja. Sistem juga mengirim notifikasi otomatis, sehingga proses tidak bergantung pada pengingat manual. Seluruh riwayat approval tercatat rapi, meningkatkan transparansi, memudahkan audit, dan mengurangi risiko kesalahan.
Buka WhatsApp