7 Tanda Proses Pengadaan Barang di Perusahaan Anda Masih Belum Efisien

Proses pengadaan barang merupakan salah satu aspek paling penting dalam operasional perusahaan. Dari pembelian bahan baku hingga perlengkapan kantor, pengadaan yang lancar memastikan semua departemen dapat bekerja tanpa hambatan. Namun, tidak semua perusahaan memiliki proses pengadaan yang efisien.

Proses yang lambat, tidak terorganisir, atau kurang transparan tidak hanya menghambat produktivitas, tetapi juga bisa menimbulkan biaya tambahan hingga kesalahan stok. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk mengenali tanda-tanda bahwa sistem pengadaan mereka belum berjalan optimal.

Tanda Proses Pengadaan Barang Belum Efisien

Proses Pengadaan Memakan Waktu Terlalu Lama

Jika setiap permintaan barang membutuhkan waktu berhari-hari atau bahkan berminggu-minggu untuk disetujui dan diproses, itu merupakan tanda jelas bahwa proses pengadaan belum efisien. Keterlambatan tersebut berpotensi mengganggu jalannya produksi, proyek, atau layanan perusahaan. Situasi ini sering terlihat ketika tim produksi harus menunggu alat penting selama dua minggu hanya karena proses persetujuannya terlalu panjang.

Sering Terjadi Kekurangan atau Kelebihan Stok

Ketidakseimbangan antara kebutuhan nyata dan stok yang tersedia menunjukkan bahwa sistem pengadaan tidak berjalan dengan akurat. Kekurangan barang dapat menghambat operasional, sedangkan kelebihan stok menimbulkan biaya penyimpanan yang tidak perlu. Kondisi ini kerap terjadi ketika gudang kehabisan bahan baku saat proyek sedang padat, sementara di sisi lain terdapat tumpukan barang lain yang jarang digunakan.

Dokumentasi dan Transparansi Kurang

Proses pengadaan yang baik harus dilengkapi dengan catatan dan dokumentasi yang jelas, mulai dari permintaan hingga penerimaan barang. Tanpa transparansi, perusahaan akan kesulitan melakukan audit atau menelusuri aliran barang dan biaya. Situasi ini sering terlihat ketika auditor tidak dapat menemukan bukti pembelian karena dokumen yang tersedia tidak lengkap atau masih disimpan secara manual.

Tidak Ada Standarisasi Vendor atau Supplier

Jika perusahaan sering berganti vendor tanpa evaluasi atau kriteria yang jelas, kualitas dan harga barang menjadi tidak konsisten. Standarisasi vendor sangat penting untuk menjaga kualitas, mengontrol biaya, dan membangun hubungan jangka panjang yang lebih stabil. Situasi ini sering terjadi ketika barang yang sama dibeli dari vendor berbeda dan menghasilkan kualitas serta harga yang bervariasi, sehingga menimbulkan kebingungan di tim operasional.

Komunikasi Antar Tim Tidak Efektif

Pengadaan barang melibatkan banyak departemen, mulai dari procurement hingga gudang dan pengguna akhir, sehingga koordinasi yang baik menjadi sangat penting. Ketika komunikasi tidak berjalan efektif, berbagai masalah dapat muncul, seperti pesanan ganda, kekurangan barang, atau penerimaan barang yang tidak sesuai kebutuhan. Kondisi ini misalnya terlihat ketika gudang menerima pesanan ganda karena departemen pengguna tidak memperbarui permintaan terbaru.

Belum Memanfaatkan Teknologi

Perusahaan yang masih mengandalkan metode manual, seperti catatan Excel atau nota fisik, lebih rentan mengalami kesalahan dan keterlambatan dalam proses pengadaan. Pemanfaatan teknologi pengadaan modern dapat membantu mempercepat proses tracking, approval, dan monitoring stok secara lebih akurat. Tanpa dukungan sistem yang terintegrasi, kesalahan sederhana seperti salah input data dapat berujung pada pemesanan barang dengan ukuran atau jumlah yang tidak sesuai kebutuhan.

Evaluasi Kinerja Pengadaan Jarang Dilakukan

Tanpa evaluasi rutin, perusahaan sulit mengetahui vendor mana yang paling efisien, proses mana yang berjalan lambat, atau area mana yang masih berpotensi menghemat biaya. Evaluasi berkala menjadi langkah penting untuk mendorong perbaikan berkelanjutan dan menjaga kualitas pengadaan. Ketika review bulanan tidak dilakukan, masalah seperti keterlambatan pengiriman atau kualitas barang yang buruk dapat terus berulang tanpa pernah terselesaikan.

Dampak dari Pengadaan yang Tidak Efisien

Proses pengadaan barang yang tidak efisien tidak hanya menyulitkan tim procurement, tetapi juga berdampak luas pada operasional dan keuangan perusahaan. Berikut beberapa dampak yang sering muncul:

Biaya Operasional Meningkat:
Ketidakefisienan dalam proses pengadaan dapat memicu pembelian mendadak atau penumpukan stok yang berlebihan. Kondisi ini tidak hanya meningkatkan biaya pembelian, tetapi juga menambah beban biaya penyimpanan. Situasi seperti ini sering terjadi ketika perusahaan terpaksa membeli barang dengan harga lebih tinggi karena vendor utama tidak tersedia akibat perencanaan yang kurang matang.

Keterlambatan Proyek dan Produksi:
Barang atau bahan baku yang tiba terlambat dapat menghambat jalannya produksi, proyek, maupun layanan yang sedang berjalan. Keterlambatan ini pada akhirnya berpotensi membuat perusahaan kehilangan peluang bisnis dan mengalami penurunan produktivitas karena aktivitas operasional tidak dapat berlangsung sesuai jadwal.

Risiko Kehilangan Kepercayaan Karyawan dan Stakeholder:
Karyawan yang sering menghadapi kekurangan alat atau bahan kerja cenderung merasa frustasi, sementara manajemen atau stakeholder dapat mulai mempertanyakan kemampuan tim procurement dalam mengelola kebutuhan operasional. Kondisi seperti ini pada akhirnya dapat menurunkan moral karyawan sekaligus merusak reputasi perusahaan.

Kesalahan dan Pemborosan yang Lebih Tinggi:
Proses yang masih manual dan kurangnya monitoring meningkatkan risiko terjadinya kesalahan pemesanan, double order, atau pembelian barang yang tidak sesuai kebutuhan. Situasi ini pada akhirnya menyebabkan pemborosan waktu, tenaga, dan berbagai sumber daya yang seharusnya dapat digunakan untuk kegiatan yang lebih produktif.

- Kesulitan dalam Audit dan Kepatuhan:
  Dokumentasi yang tidak rapi dan kurang transparan dapat menyulitkan proses audit, baik internal maupun eksternal. Kondisi ini membuat perusahaan berisiko menghadapi masalah hukum atau mengalami kesulitan saat harus mempertanggungjawabkan setiap pengeluaran yang telah dilakukan.

Cara Memperbaiki Proses Pengadaan Barang

Setelah mengenali tanda-tanda dan dampak pengadaan yang tidak efisien, perusahaan bisa menerapkan beberapa strategi untuk meningkatkan efektivitas, transparasi, dan kontrol biaya:

Gunakan Sistem E-Procurement

Mengadopsi sistem pengadaan elektronik dapat mempermudah proses approval, pemesanan, dan monitoring barang dalam satu platform yang terstruktur. Dengan sistem ini, proses menjadi lebih cepat, risiko kesalahan manual berkurang, dan setiap transaksi dapat dilacak dengan lebih mudah sehingga pengadaan berjalan jauh lebih efisien.

Standarisasi Prosedur dan Vendor

Membuat SOP pengadaan yang jelas, mulai dari tahap permintaan, persetujuan, hingga penerimaan barang, membantu memastikan setiap proses berjalan konsisten. Perusahaan juga perlu memilih vendor yang telah dievaluasi berdasarkan kualitas, harga, dan keandalan agar setiap pembelian tetap terjaga standar mutunya. Pendekatan ini membantu menjaga kualitas barang, menstabilkan harga, dan memperkuat hubungan jangka panjang dengan supplier.

Lakukan Pelatihan untuk Tim

Berikan pelatihan mengenai prosedur pengadaan, penggunaan sistem e-procurement, dan manajemen stok guna meningkatkan pemahaman tim terhadap alur kerja, meminimalkan kesalahan, serta memperkuat koordinasi antar departemen.

Monitoring dan Evaluasi Rutin

Lakukan review berkala terhadap proses pengadaan, performa vendor, dan tingkat kepuasan departemen pengguna. Manfaatnya meliputi kemampuan untuk mendeteksi masalah sejak dini, menemukan peluang efisiensi, dan meningkatkan transparansi di seluruh alur pengadaan.

Manajemen Stok yang Lebih Tepat

Terapkan sistem inventory yang akurat untuk mengetahui kebutuhan sebenarnya dan mencegah kekurangan atau kelebihan stok. Manfaatnya meliputi pemanfaatan ruang gudang yang lebih efisien, pengurangan biaya penyimpanan, serta terjaminnya kelancaran proses produksi.

Tingkatkan Komunikasi Antar Tim

Pastikan procurement, gudang, dan departemen pengguna rutin berkoordinasi mengenai kebutuhan dan status pengadaan. Manfaatnya adalah meminimalkan miskomunikasi, mencegah pesanan ganda, dan mengurangi risiko kekurangan barang.

Untuk mendukung strategi perbaikan tersebut, perusahaan juga dapat memanfaatkan solusi digital yang sudah terbukti mampu menyederhanakan proses pengadaan. Salah satunya adalah penggunaan platform B2B E-commerce seperti monotaro.id yang menawarkan sistem pengadaan lebih modern, cepat, dan terkontrol.

monotaro.id sebagai platform B2B E-commerce membantu perusahaan meningkatkan efisiensi proses pengadaan barang. Monotaro.id menyediakan berbagai kebutuhan operasional perusahaan dan dilengkapi fitur-fitur unggulan seperti Online Approval System dan Blanket Order.

Online Approval System mempermudah perusahaan dalam mengatur persetujuan pembelian, karena seluruh proses approval dapat dilakukan secara online oleh para approver. Alur pengadaan menjadi lebih cepat, transparan, dan mudah dikontrol.

Sementara itu, Blanket Order merupakan kontrak pemesanan produk tertentu untuk periode 3–12 bulan. Dengan fitur ini, monotaro.id menjamin ketersediaan barang dan pengiriman rutin setiap bulan, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir akan keterlambatan maupun kehabisan stok.

Saksikan bagaimana Online Approval System bekerja secara praktis di video YouTube monotaro.id untuk informasi lebih mendalam tentang fitur yang akan memudahkan Anda dalam pengadaan barang.