Bagi setiap perusahaan (PT), belanja kebutuhan operasional serta berbagai produk pendukungnya merupakan hal yang sangat penting dan dilakukan secara rutin berkala (periodik), baik mingguan, bulanan, atau setiap beberapa bulan sekali, tergantung dari jenis produk maupun rencana operasional dan keuangan perusahaan.

 

Umumnya belanja kebutuhan ini dilakukan dengan 2 cara, yaitu cara pertama adalah dengan mengunjungi toko offline dimana biasanya tiap-tiap perusahaan sudah memiliki “toko langganan” mereka masing-masing. Dan untuk berbelanja beberapa jenis (kategori) produk artinya mengunjungi beberapa toko yang pada akhirnya mengakibatkan proses pengadaan barang ini menjadi tidak efisien secara waktu dan biaya (transportasi dll).

 

Sedangkan cara yang kedua adalah berbelanja melalui supplier, yang berarti adalah perusahaan telah memiliki beberapa supplier langganan sesuai dengan jenis produk yang dibutuhkan, misalkan ATK dengan supplier A, kelistrikan dengan supplier B, perkakas dengan supplier C, dan seterusnya. Biasanya antara perusahaan dengan setiap supplier sudah dilakukan perjanjian/kesepakatan terlebih dahulu, baik dalam hal cara pembayaran, jangka waktu pengiriman, maupun hal-hal administrasi lainnya seperti penerbitan faktur pajak.

 

Berbeda dengan cara pertama, cara kedua biasanya lebih praktis, dimana PIC (Person in Charge) dari divisi procurement/purchasing perusahaan cukup menghubungi supplier-supplier tersebut melalui telepon, chat (WA), email atau pun dengan cara meeting langsung, lalu perusahaan akan memberikan daftar barang atau PO (Purchase Order) kepada supplier tersebut. Selanjutnya supplier akan mengirimkan quotation (penawaran harga) kepada perusahaan untuk kemudian PIC tersebut mengajukan persetujuan kepada para atasan pemberi persetujuan (manager, kepala divisi, dll). Barulah setelah mendapatkan semua persetujuan, transaksi akan dilakukan.

 

Pada umumnya, metode pembayaran yang digunakan oleh perusahaan, baik untuk metode satu maupun dua adalah dengan menggunakan pembayaran tempo (terms of payment/TOP), dimana pembayaran baru akan dilunasi oleh perusahaan setelah jangka waktu tertentu (biasanya sekitar 14-30 hari setelah invoice/faktur). Metode ini adalah yang paling lumrah dipilih dan digunakan oleh perusahaan, karena biasanya terkait dengan pengelolaan cash flow dan pengalokasian budget perusahaan agar berjalan sesuai dengan rencana operasional dan keuangan perusahaan.

 

Melihat proses pembelian barang dari kedua metode tersebut, kita dapat menemukan beberapa celah yang mungkin terjadi dan dapat mengakibatkan inefisiensi bagi perusahaan:

 

  1. Pengalokasian waktu dan biaya pengadaan barang yang cukup tinggi dikarenakan 2 hal:
    1. Menggunakan beberapa supplier atau toko sehingga menjadi kurang efisien secara waktu
    2. Jika menggunakan cara pertama, biaya transportasi juga menjadi besar karena harus mengunjungi beberapa toko offline
  2. Tidak praktis karena tidak dapat membeli seluruh atau sebagian besar daftar produk melalui 1 channel supplier atau toko.
  3. Proses pembelian barang dilakukan secara manual sehingga berkurangnya tingkat transparansi atas transaksi yang terjadi.
  4. Pembelian barang terbatas pada waktu dan tempat tertentu, tidak dapat dilakukan secara cepat setiap saat tanpa batasan waktu dan tempat.

 

Dan akibat adanya kemungkinan resiko-resiko tersebut, saat ini banyak perusahaan yang mulai beralih ke metode belanja daring (online) melalui e-Commerce. Melalui peralihan ini, setidaknya akan mengurangi resiko inefisiensi dan meningkatkan kepraktisan proses pengadaan barang.

 

Namun muncul beberapa keterbatasan lain saat perusahaan berbelanja di e-Commerce umum, terutama dalam hal administrasi dan pembayaran. Di sinilah e-Commerce B2B (Business to Business) seperti monotaro.id hadir dengan membawa berbagai fitur yang dibutuhkan oleh perusahaan.

 

Cukup mengunjungi monotaro.id, pelanggan dapat menemukan lebih dari 2.500.000 produk dari 5.000 brand, dimana dikelompokkan ke dalam 16 Kategori Produk sehingga memudahkan pelanggan untuk mencari produk sesuai jenis/tipe produk. Dan tentunya karena merupakan e-Commerce B2B, produk-produk yang tersedia dan pelanggan temukan tentunya fokus ke produk-produk yang memang digunakan/dibutuhkan oleh perusahaan, tanpa “terdistraksi” oleh produk-produk B2C (segmen individu).

 

Dan untuk fitur Pembayaran Tempo, Penerbitan Faktur Pajak dan Invoice, Quotation (baik online maupun manual), metode pemesanan secara manual dengan mengirimkan PO (via email, WhatsApp, ataupun chat), semuanya tersedia di monotaro.id. Bahkan ada juga beberapa fitur lainnya yang dapat membantu para perusahaan dan pelaku usaha dalam hal pengelolaan akun maupun proses birokrasi yaitu Multiple Login dan Online Approval System.

 

Multiple Login merupakan fitur yang dimiliki monotaro.id dengan memberikan akses bagi 1 akun perusahaan untuk memiliki beberapa akun pelanggan berdasarkan jumlah PIC yang dibutuhkan. Seperti yang kita ketahui, di dalam sebuah perusahaan, terkadang karyawan yang berwenang untuk melakukan pembelian barang bisa terdiri dari beberapa orang sesuai dengan divisi masing-masing dan jenis kebutuhan produknya itu sendiri.

 

Seperti misalkan divisi purchasing/procurement, pada umumnya divisi ini bertanggung jawab terhadap proses pembelian segala jenis produk, baik itu material mentah, kebutuhan mesin, perkakas, hingga ke produk-produk pengepakan yang digunakan langsung oleh bisnis inti dari perusahaan tersebut. Misalkan operasional produksi barang pada perusahaan manufaktur, operasional pembangunan pada perusahaan konstruksi, dll. 

 

Selain divisi purchasing/procurement, ada juga divisi lain yang menangani pembelian kebutuhan yang lain seperti halnya divisi GA (General Affair) yang bertanggung jawab atas produk-produk yang dibutuhkan sehari-hari oleh perusahaan, seperti halnya pembelian copy paper (kertas HVS) untuk printer, stationary (ATK) kantor, peralatan kebersihan kantor, kebutuhan perawatan gedung/ruang kantor, hingga kebutuhan pantry/dapur di kantor.

 

Tidak jarang pula dari kedua divisi tersebut terdapat beberapa PIC yang dibagi-bagi lagi berdasarkan kategori produk atau menangani kebutuhan departemen yang berbeda. Semua kembali lagi kepada struktur perusahaan masing-masing.

 

Di samping Multiple Login, fitur unggulan lainnya dari monotaro.id adalah Online Approval System, dimana dengan fitur ini, sebuah perusahaan dapat melakukan proses persetujuan atas pembelian barang secara online dengan maksimal 3 orang pemberi persetujuan (approver). Hal ini tentunya sangat membantu dalam menghemat waktu dan juga penerapan transparansi di dalam perusahaan.

 

Untuk fitur-fitur tambahan lainnya, seperti Diskon per Produk dimana pelanggan dapat menentukan penerapan diskon ingin diaplikasikan secara total (Diskon Total) atau ingin diaplikasikan per produk (Diskon per Produk), hal ini guna membantu perusahaan dalam hal pencatatan keuangan ataupun terkait dengan perhitungan pajak.

 

Jangan lupa dengan promo-promo seperti Diskon 10% untuk pembelanjaan pertama bagi perusahaan (Akun Bisnis) dan juga Gratis Ongkir ke seluruh pulau Jawa dan beberapa area lainnya seperti Bali, Jambi, Lampung, Sumatera Selatan, dan Sumatera Utara (S&K berlaku).

 

Jadi dengan berbelanja di monotaro.id, pelanggan perusahaan bukan hanya dapat berbelanja dengan lebih cepat, praktis dan efisien karena menemukan segala jenis kebutuhannya dalam 1 tempat (website), namun juga akan menemukan semua fitur dan layanan yang biasa mereka gunakan saat berbelanja secara konvensional. Bahkan ditambah dengan meningkatnya transparansi proses pembelian di perusahaan sehingga mengurangi resiko-resiko yang tidak diinginkan yang dapat merugikan perusahaan.